テレワークのコミュニケーション課題5つ｜結果の出る4つの解決策！

「テレワークでのコミュニケーション不足が気になる…」
「テレワークでコミュニケーションがうまく取れないけど、これって普通なのかな」

このようにお考えではないですか？

サイボウズチームワーク総研の調査によると、テレワークを行っていて「コミュニケーションがしにくい」と感じている人は、テレワークを行っている人のうちの5割を超えています。

引用：テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(０分含)」6割 「業務以外」は「0分」４割| サイボウズチームワーク総研

テレワークを行うことで、オフィスで業務を行う場合に比べてコミュニケーションを取る時間は減少します。もちろんテレワークには利点もありますが、コミュニケーションを円滑に行うという点では工夫が必要です。

この記事では、コミュニケーションを円滑にする方法として以下の4点を解説します。

社員同士のコミュニケーションで重要なのは、なるべく意図的にでも「雑談」する時間を設けることです。

オンラインでランチ会をしたり、仕事の前や後に雑談を取り入れることでコミュニケーションを十分に取ることができます。（もちろん、そうした雑談を必要としない社員には強要しない配慮も必要です）

この記事では、テレワークでのコミュニケーションの現状や解決策について以下の内容を詳しく解説していきます。

この記事をお読みいただくことで、テレワークにおけるコミュニケーションについて方向性を見出すことが可能です。ぜひこの記事を、テレワークでのコミュニケーションの向上に活かしていただければ幸いです。

1.テレワークでコミュニケーションを課題に感じている人は5割を超える

この章では、テレワークでコミュニケーションを課題と感じている人は5割を超えるという事実を中心に、テレワークでのコミュニケーションで感じる課題について掘り下げていきます。

1-1.テレワークする人の約5割はコミュニケーションを課題と感じている

冒頭でも解説した通り、テレワークする人の約5割はコミュニケーションがしにくいと感じています。

この調査はサイボウズチームワーク総研が、最初の緊急事態宣言から約半年後に行ったもので、週1回以上の在宅勤務を行う男女3087名に対して行いました。

調査の結果、職場の人との業務に関わるコミュニケーションの取りやすさについて「しにくい」と感じている人が56.2％に及びました。また、業務に関わらないコミュニケーションに関しても、53.7％が「しにくい」と感じていることが分かります。

引用：テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(０分含)」6割 「業務以外」は「0分」４割| サイボウズチームワーク総研

テレワークに移行して、通勤時間の短縮など社員にとって利点も多くありますが、コミュニケーションに関しては課題があるということが分かります。

1-2.テレワークのコミュニケーションの実際の意見

ここでは、同じ調査で具体的にテレワークのコミュニケーションで社員が感じた課題や意見についてまとめました。具体的には、以下の3つの点がポイントとなります。

それぞれについて詳しく解説します。

社内のコミュニケーションの時間が減少した

テレワークを行うことで、社内のコミュニケーションの時間が大幅に減少しています。

テレワークが始まってから「業務に関わる」コミュニケーションが30分未満の人が6割以上という結果が出ています。また、「業務に関わらない」コミュニケーションとなると「0分」が4割を超えていることが分かります

引用：テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(０分含)」6割 「業務以外」は「0分」４割| サイボウズチームワーク総研

またテレワークのコミュニケーションに関する意見として、「ちょっとした会話が減る」「ランチや飲み会での交流が減る」など、業務に関わらないコミュニケーションの時間の減少を答えた人は7割以上に及びました。

引用：テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(０分含)」6割 「業務以外」は「0分」４割| サイボウズチームワーク総研

もちろん、会社に出社して仕事をしているときのコミュニケーションは働き方や企業によって異なる為、一概に出社時とのコミュニケーション量を比較することはできません。また、社内でのコミュニケーションの時間が減少したからといって必ず業務に支障が出るとも限りません。

しかし、社内のコミュニケーションの時間が減少することで業務効率に変化があるケースもあるようです。

コミュニケーションでの業務効率の悪化

テレワークを行うことでコミュニケーションを行う手間が余計にかかり、業務効率が悪くなったと指摘する声もあります。

例えばテレワークでのコミュニケーションに関わる意見として、「テキストでのコミュニケーションは気を遣う」と答えた人は全体の58.9％、「報連相が増える」と答えた人も約半数の49.0％に及びました。

引用：テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(０分含)」6割 「業務以外」は「0分」４割| サイボウズチームワーク総研

出社時であれば数分で確認できることも、その都度メールで文章を打つなどオンラインでつながる手間がかかってしまう為です。オンラインでのコミュニケーションだと「場の雰囲気をつかみにくい（66.7％）」といった点も見逃せません。

また、出社時にはその場の空気や表情でスムーズに行えたコミュニケーションでも、テレワークの場合はその都度真意の確認に時間を取られることもあるのです。

その結果、コミュニケーションに関するコストが上がり、業務効率が悪化してしまうとの指摘です。

チーム内の進捗や反応が把握しにくい

テレワークを行うと、チーム内での進捗の把握がしにくいといった問題点を指摘する声もありました。

テレワークでのコミュニケーションに関わる意見として、「場の雰囲気をつかみにくい」「発信・発言への反応がつかみにくい」と回答した人が6割を超えています。

引用：テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(０分含)」6割 「業務以外」は「0分」４割| サイボウズチームワーク総研

また、業務で関わりのある職場の人との関係性の変化については、「何をしているのか分かりにくくなった」と感じる人が63.9％に及んでいます。

引用：テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(０分含)」6割 「業務以外」は「0分」４割| サイボウズチームワーク総研

例えばチームでプロジェクトを進行している場合に、チーム内でコミュニケーション量が少ない社員の進捗や反応が見えづらくなる、ということは十分にあり得るのです。

2.テレワークコミュニケーションの5つの課題

それではここからは、テレワークで起こりやすいコミュニケーションの5つの課題についてより詳しく解説していきます。ここでは、具体的に以下の5点について解説していきましょう。

それぞれ見ていきましょう。

2-1.思い立ったときにすぐに会話できない

テレワークで起こるコミュニケーションの課題として、「思い立ったときにすぐに会話できない」という点が挙げられます。

出社しているときには、誰かに意見を伝えようとするときに特別なコストは必要がありません。その場にいる社員に伝えればよいだけです。しかしテレワークの場合は、そうした気軽なコミュニケーションを取るのに手間がかかります。

ちょっとした連絡を行う場合でも、メールで連絡しようとするとその都度文章を考えて体裁を整えなければなりません。上司に連絡を取る場合は気を遣うこともありますし、すぐに話しかけることに比べて時間がかかってしまいます。

電話で伝える場合には文章を考える手間はかかりませんが、相手がオンラインで会議をしていたりそもそも電話が苦手だったりすると、余計に面倒になることもあります。

出社しているときにはすぐに会話して解決していたようなことでも、テレワークの場合はコミュニケーションにひと手間かかるのは課題と言えるでしょう。

2-2.社員が孤立しやすい

社員が孤立しやすいのもテレワークの課題といえます。テレワークになると気軽にコミュニケーションが取れず、社員が孤立しやすくなるためです。

テレワークでは自分のペースで仕事がしやすいという点においてメリットを感じる人も多いでしょう。しかし、中にはコミュニケーションを積極的に取ることで業務を行いやすくするタイプの社員もいるはずです。

また中には、出社時には協力し合いながら難しい業務を行っていた社員が、テレワークになったことで孤立し、業務を遂行するのが難しくなるといったケースも考えられます。

そういう社員にとっては、コミュニケーションが少なく自宅で一人で仕事をするという孤立した状況にストレスを感じてしまうといったことも十分にあり得るのです。

2-3.モチベーションの管理が難しい

テレワークを行うことでコミュニケーションが減り、モチベーションの管理が難しくなるといった点も課題と言えるでしょう。「褒める」などのコミュニケーションが減少することで、社員のモチベーションを上げる機会が少なくなる可能性があるためです。

出社時には誰がどのような仕事をしているのかが見えやすいものです。しかし、テレワークになったらそうした進捗や成果が見えづらくなるといったことは十分にあり得ます。

それまでは小さな成果でも上がると褒めるなどのコミュニケーションで高め合っていた場合でも、テレワークによってそうしたコミュニケーションが減ってしまうことでモチベーションを保つことが難しくなってしまうのです。

社員と十分にコミュニケーションを取ることができないと、メンタル的な管理が難しくなってしまう点は課題と言えるでしょう。

2-4.テキストでのコミュニケーション中心になる

テレワークでは、基本的にテキストでのコミュニケーションが多くなる点も課題と言えます。テキストでのコミュニケーションが中心になると、会話をするよりもニュアンスが伝わりにくいなどの課題があります。

サイボウズチームワーク総研の調査によると、テレワーク中での職場の人とのコミュニケーションについて、「E-mail」で行うと答えた人が78.3％でトップでした。

引用：テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(０分含)」6割 「業務以外」は「0分」４割| サイボウズチームワーク総研

また「チャット」でやり取りをすると答えた人も46.4％と半数近くに及んでいます。実際には電話とメールなど、複数のツールを活用していることがほとんどでしょう。とはいえ現在では多くの企業がテキスト中心のコミュニケーションを取っているといえるのです。

テキストでのコミュニケーションの課題としては、以下のようなものが挙げられます。

もちろん、テキストでのやり取りはお互いの時間の制約が必要なく、どのようなタイミングでもメッセージを送ることができるといったメリットがあります。しかし、テキストだけでのやり取りでは十分なコミュニケーションが行えない可能性も十分にあり得ます。

コミュニケーションにおいては、課題が大きいといえるでしょう。

2-5.業務だけのコミュニケーションに偏ってしまう

テレワークでは、どうしても業務だけのコミュニケーションに偏りやすくなってしまうといった課題もあります。小さなやり取りや雑談などを行いづらくなるためです。

ここまでも解説してきた通り、テレワークで業務上必要な連絡以外のコミュニケーションを取ることは簡単ではありません。出社時には気軽に話しかけてコミュニケーションを取れていた場合でも、テレワークでは難しくなります。

その結果、テレワークでは業務だけの最低限のコミュニケーションに偏ってしまうのです。それで問題がないのならいいのですが、場合によっては業務に支障が出ることも全くないとは言えないでしょう。

3.テレワークのコミュニケーションを円滑にする4つの解決策

それではここからは、テレワークでのコミュニケーションを円滑にする方法として4点を紹介します。

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

3-1.コミュニケーションツールの導入

まずは、社員と連絡を取りやすいコミュニケーションツールの導入をおすすめします。メールや電話よりもより手軽にコミュニケーションを取れるツールが最近では人気です。

ここでは、以下の2種類のツールを紹介します。

チャットツール

まずおすすめしたいのはチャットツールです。基本的に文字でやり取りするためのツールですが、会話をするようにコミュニケーションを気軽に行える点が魅力です。

例えばLINEやチャットワーク、Slackなどのコミュニケーションツールがそれにあたります。

メールを連絡の中心にしておくと、連絡するたびにあいさつ文などかしこまった定型文が必要となります。チャットツールであれば、そうした定型文が必要なくスムーズに本題に入れます。

また、コミュニケーションの議題ごとにグループを作れるのも魅力です。チームやプロジェクトごとにグループを作れるのはもちろんのこと、雑談部屋なども設定することも可能です。

データの共有も簡単に行えるため、テレワークには必須のツールと言えるでしょう。

チャットツールの選定ポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

オンライン会議ツール

オンライン会議ツールの導入もおすすめです。近年ではオンラインでも扱いやすいビデオ通話システムが人気です。そうしたオンライン会議ツールを導入することで、コミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

オンライン会議ツールは会議での利用はもちろんのこと、オンラインでのランチ会や雑談での活用にも適しています。メールやチャットでは顔が見えないため、情報が少なく社員がどのような状態にいるのか判断が難しい場合があります。

しかし、オンライン会議ツールを利用して顔を見ながらコミュニケーションを取ることで、社員一人一人がどのような状態かが見えやすくなります。

まだ導入していない場合には、ぜひこれらを導入することをおすすめします。

ビデオチャットツールのおすすめについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

メタバース

まだ利用されている企業は少ないですが、メタバースを活用したコミュニケーションの活性化もお勧めです。

仮想空間上でアバターを介して行われるメタバースならではのコミュニケーションは、リモート会議のような画面越しの対話よりも、はるかに臨場感のある交流が可能となります。

現状ではメタバースプラットフォームによって違いはありますが、会話をした内容を基にアバターが笑顔になったり、悲しい顔になったり、身振り手振りがアバターに反映されることで、「相手に意図が伝わりづらい」というオンライン上のコミュニケーションの欠点が緩和されます。

トランスコスモスでは、新たなコミュニケーションのあり方を創出する取り組みとして、メタバースでのコミュニケーション円滑化に向けて、実証実験を開始しています。

ご興味のある方は、以下よりお問い合わせください。

メタバースでできることや課題については、こちらの記事で詳しく解説しています。

3-2.雑談を意図的に取り入れる

テレワークでのコミュニケーションを円滑にするためには、雑談を意図的に取り入れるのもおすすめです。ここでは、以下の2つの方法に関して詳しく解説します。

オンラインで定期的に雑談を行う

オンラインで定期的に雑談の場を設けるのはおすすめの方法です。時間を決めて雑談を行えば、誰でも参加しやすくコミュニケーションを深めやすいためです。

例えば、企業側が「オンラインでもなるべく雑談を行おう」といった呼びかけをしたとしても実践することは簡単ではありません。オンラインで雑談を行う場合は、社員の裁量に任せるのではなく積極的に雑談の時間を設けることをおすすめします。

具体的には、

などを定期的に行うことをおすすめします。

例えばテレワークが始まってからコミュニケーション不足に悩んでいたA社は、月に1度のオンラインランチ会を導入することで、コミュニケーションの維持をすることができました。

誰でも参加しやすくなるように行った施策としては、以下のようなものがあります。

最初は一部の社員だけが参加していたものの、その楽しさを実感した話が口コミで広がり、多くの社員が参加するようになりました。

このように、積極的に雑談をする機会を設けることでコミュニケーション不足の解消を図ることができます。

チャットツールで雑談部屋を作る

先ほども紹介したチャットツールに雑談部屋を作るなどして、業務に関係のないコミュニケーションを取る工夫をしてみることもおすすめです。

雑談部屋だけ作って参加する人が少ない場合には、業務とは直接関係のないアンケートを取ってみたり話題を振ってみるなどしてコミュニケーションを取りやすい状況を作ります。

例えばB社はテレワークにおけるコミュニケーション不足を解消すべく、チャットツールに雑談部屋を設置しました。B社が行った工夫としては、単なる雑談部屋ではなく共通の趣味の話ができる部屋を設置したことです。

このように誰でも自由に発言できる雑談部屋があると、社員の息抜きにもなります。会話に参加したくない社員の負担にもならないため、おすすめの方法です。

メタバースで雑談する

メタバースに雑談ルームを構築することで、コミュニケーションをとることが可能です。

時間のある際や作業中は、メタバースにログインして、気になったことがあれば話しかける。こうすることでリアルと同等のコミュニケーションを図ることができます。

チャットツールではテキストで実施するため、業務と関係ないことはチャットしづらいといったことや、オンライン会議では全員に聞かれるから話しづらいといった課題がありますが、メタバースであればチャットも可能ですが、少し離れた場所に行って、ひそひそ話ができたり、基本的に音声でのコミュニケーションとなるため、手軽に会話することが可能です。

導入に向けた課題はあるかもしれませんが、ぜひ利用してみてください。

3-3.業務状況を見える化する

業務状況を見える化する方法もおすすめです。誰が何をしているのかの業務状況が見えると、業務に関わるコミュニケーションがとりやすくなるためです。

「チーム内の進捗や反応が把握しにくい」でも解説した通り、テレワークを行うことで他の社員がどういった業務を行っているのかが見えにくくなります。それを防ぐために、業務状況が誰でも把握できるように見える化するのがおすすめです。

このような方法で、常に誰がどういったスケジュールで動いているのかを把握します。誰が何をしているのかが分かるようになると、コミュニケーションも取りやすくなるでしょう。

またテレワークでは勤怠の管理も大きな課題です。業務時間内で誰がどのように稼働しているのかは、なるべく常に分かるようにしておくことをおすすめします。特に、全ての社員がテレワークを行っているわけではない場合。誰が在宅で誰が出社しているのか、チーム内で共有できるように工夫しておきましょう。

このように、業務の進捗や勤怠の情報などを他の社員がなるべく把握しやすく見える化することはコミュニケーションを取るうえでも重要です。

業務の見える化の前準備で重要となる業務フローの作成方法について、こちらの記事で詳しく解説しています。

3-4.1on1ミーティングを実施する

定期的に1on1ミーティングを実施するのもおすすめの方法です。1on1ミーティングを行うことで、社員一人一人の状態を確認することが可能となります。

ここまでにも解説してきた通り、テレワークではコミュニケーション量が絶対的に不足しがちです。たとえ業務が滞りなく遂行されていたとしても、社員一人一人が何を考えているのかといったことを把握するのは簡単ではありません。

もちろん、「3-2.雑談を意図的に取り入れる」でも解説したように雑談をすることでそれぞれがどのような状態かをある程度把握することは可能です。しかし、より社員とのコミュニケーションを深めるという意味で、以前より1on1ミーティングを増やすといった工夫が必要です。

もちろん、上司が1on1ミーティングを社員全員に行うのには膨大な時間がかかってしまいます。余り頻繁に行うと業務に支障が出るため、1カ月に1度などできる範囲で定期的に取り入れることをおすすめします。

1on1ミーティングについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

4.テレワークのコミュニケーション不足をすぐにも解消すべき企業

テレワークでのコミュニケーション不足を今すぐにでも解消すべき企業は、どんな企業でしょうか？ここでは以下の3つの例を挙げて解説していきます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

4-1.部下や同僚との意思疎通ができていない企業

まずは、部下や同僚との意思疎通ができていないと感じる企業はコミュニケーション不足を解消する必要があります。

ここまでも解説してきた通り、テレワークを導入するとどうしても社員間のコミュニケーションは出社時に比べて少なくなります。コミュニケーションが不足していることが原因で意思の疎通ができていないなど、業務に支障が出ているようであればすぐにでも解消を目指す必要があります。

逆に、コミュニケーションが減っているにも関わらず特に問題なく業務が行えているようであれば、無理にコミュニケーションを増やす必要はないかもしれません。

コミュニケーションは、無理に増やそうとすると社員のストレスにもなりかねません。様子を見ながら、方法を取り入れていくことをおすすめします。

4-2.テレワーク導入が5割を超えている企業

テレワークの導入率が5割を超えるなど、多くの人がテレワークを行っている企業はコミュニケーションを積極的に取ることをおすすめします。

テレワークの時間が長ければ長いほど、コミュニケーションは不足してしまいます。もしも企業の半数以上といった大人数がテレワークをしているのであれば特に社員の状態に注意を寄せ、できれば定期的にミーティングを行うなどでコミュニケーション不足を解消しましょう。

負担にならない程度にコミュニケーションを取ってみて、不要なようであれば廃止しても構いません。常に、社員の状態には目を光らせておくと良いでしょう。

4-3.出社時よりも成果が落ちた企業

全員が出社していた時よりも成果が落ちてしまい、それがテレワーク導入によるコミュニケーション不足が原因だと感じるのであればコミュニケーション不足の改善を行う必要があります。

コミュニケーションが不足すると業務に支障が出てしまい、当然ですが業績の悪化につながってしまう可能性があります。実際に社員同士の人間関係が上手く行っていなかったり、コミュニケーションが原因でミスが起こるようなことがあれば直ちに改善することをおすすめします。

ただし、テレワークになってから業績が悪化したからといって必ずしもコミュニケーション不足が問題とは限りません。マーケットの状況や社会情勢など様々なことが要因で業績は左右されます。

コミュニケーションに原因があると判断できない場合には、別の改善が必要なのかもしれません。正しい改善策を取るよう心がけましょう。

まとめ

以上、この記事では、テレワークでのコミュニケーションの現状や解決策について以下の内容を詳しく解説してきました。

この記事をお読みいただくことで、テレワークにおけるコミュニケーションについて方向性を見出すことが可能です。ぜひこの記事を、テレワークでのコミュニケーションの向上に活かしていただければ幸いです。