ビジネスチャットとは？自社に導入すべきツールの2つの選定ポイント

「ビジネスチャットの導入に興味がある。自社に合ったおすすめはどれだろう？」
「ビジネスチャットもたくさん種類がありそうで、何を比較し選べばいいのだろう？」

ビジネスチャットは、各社ツールごとに使い勝手や機能が異なります。

そこで本記事では、ビジネスチャットツールを選ぶ際の比較ポイントについて解説します。

自社にとって必要な機能の洗い出しを行う際の参考にしてください。

1.ビジネスチャットとは？ 

はじめにビジネスチャットとはどのようなツールなのか解説します。

1-1.ビジネスチャットの定義

まずはビジネスチャットの定義について解説します。

個人向けのチャットとしてLINEを利用している方も多いかと思います。

実際、業務連絡を個人向けチャットであるLINEを使う企業は多くありませんが、ビジネスチャットを導入している企業は3割以上だといわれています。

「ビジネスチャット＝業務連絡などをチャットで行うコミュニケーションツールとして、法人に利用されているもの」と覚えておきましょう。

ビジネスでLINEを使う方法、顧客と企業とのコミュニケーションについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

1-2.ビジネスチャットの基本機能

ビジネスチャットには「業務効率化に有効で便利なサービス」が付加されています。

各社、さまざまな便利なサービスがありますが、ここでは多くのビジネスチャットに共通する「代表的な機能」をご紹介します。

1-3.ビジネスチャットとメールの違い

ビジネスチャットとメールには、大きく分けて4つの違いがあります。

一つずつ、みていきましょう。

コミュニケーションの「手軽さ」

ビジネスチャットとメールの最大の違いは「コミュニケーションの手軽さ」です。

メールとは違い、特定の相手がいるチャットルームにメッセージを送信するため、メッセージの誤送信が発生するリスクを低減できます。

さらにビジネスチャットの場合、宛先を選択したり、トークルームを選択したうえでメッセージを送付するため、冗長なあいさつ文は不要な場合も多く、メールと比較し少ない文章でスムーズなやり取りが可能です。

手軽にコミュニケーションを取ることができるため、チーム内のコミュニケーションがメールと比較し活発になるでしょう。

求められる「レスポンスのスピード感」

2つ目はレスポンスのスピード感が違います。

メールは自分宛てのメールであっても、メーリングリスト宛や他のメンバー宛のメールであっても同じ受信BOXに入ることが多いでしょう。そのため、未読メールが多くなってしまいレスポンスが遅くなってしまった経験があるのではないでしょうか。

メールに求めるレスポンスのスピードは人によってまちまちですが、おおむね「当日～翌日以内」に返信するユーザーが多いかと思いますが、メールはスピーディな返信を要さない場合、必要なタイミングにて「数日後に返信する」といったこともありえるツールです。

一方、ビジネスチャットの場合には「数時間～当日中」に返信するユーザーが多いでしょう。

メンション機能を有効に使うことによってメールよりもレスポンスのスピード感は早い傾向にあります。

先述の通り「スムーズなコミュニケーションを実現したい」という場合には、ビジネスチャットが適しています。

リアクションの「シンプルさ」

3つ目はリアクションのシンプルさが挙げられます。

メールの場合、ファイルや連絡事項を受け取ったとき、短文でもなんらかのメッセージを送り「無事にファイルが届きました」「メッセージ、みました」というリアクションを送ることで、相手に安心してもらう慣習があります。

一方、ビジネスチャットでは、シンプルなリアクションの場合には、スタンプで済ませることができます。

「確認中です」「ありがとう」などのスタンプを送ることで、状況や感情を伝えることができます。

以下は、チャットワークにあるスタンプです。

メッセージに対して、このようなスタンプを送ることで、相手に「了解しました」「ファイル、受け取りました」といったニュアンスのメッセージを伝えることができます。

【Chatworkのスタンプ】

メッセージの「編集・削除」機能の有無

4つ目はビジネスチャットならではの「送信したメッセージの編集・削除ができる」という点です。

メールの場合、一度送信してしまったら、削除や取り消しができません。

情報や資料が更新された場合、メールだと古い情報や資料を各自精査する必要がありますが、ビジネスチャットでは、メッセージ送信者が古い情報や資料を削除すれば、常に最新の情報だけがチャット上に残ることになります。

確認していた資料のバージョンが違った、以前の情報のまま作業していたといったミスを防ぐことができます。

この点は、ビジネスチャットならではの大きなメリットだといえます。

以上、4点がビジネスチャットとメールの違いです。「ビジネスチャットの優位性」とも言い換えられるでしょう。

1-4.ビジネスチャットとメールの使い分け

さて、業務効率化を図るうえでは、ビジネスチャットはメールよりも優位性があるということが、お分かりいただけたのではないでしょうか。

その一方で「ビジネスチャットとメールはどう使い分けるのか？」と疑問に思った方もいるかもしれません。

コミュニケーションツールとして「どちらを使えばスムーズなやり取りができるか」という点で判断を行えばよいでしょう。

メールに含まれる「ファイル添付」や「メッセージ検索機能」等の機能は、ビジネスチャットにも搭載されており、漏れなくカバーされています。

そのため、ビジネスチャットとメールを内容によって使い分けるのではなく、取引先から「やり取りはビジネスチャットではなくメールで」と要望されれば、メールを使えばよいですし「チャットでやり取りしましょう」と双方合意がとれれば、Chatworkなどのビジネスチャットを利用すればよいのです。

1-5.ビジネスチャットの注意点

ビジネスチャットを導入する際の注意点は「言語化スキルが求められる」という点です。

この点はビジネスチャットに限られたことではありませんが、メールよりもスムーズにコミュニケーションできるようになる分、ちょっとしたコミュニケーションは、ビジネスチャットに置き換わる可能性が高いため、ニュアンスを正確に伝える「言語化スキル」が求められるようになります。

自分の考えを「言語化」するのが得意な人であれば、そのようなコミュニケーション上の変化は、さして問題にならないでしょう。しかし、「直接話した方が早い」「自分の考えを言語化するのに時間がかかるため、返って時間がとられる」と感じる人も中にはいます。

導入するにしても、言語化が苦手な社員がストレスを感じないように「運用ルール」を考える必要があるでしょう。もしくは導入シェア数が多いLINEに似たユーザビリティのビジネスチャットを導入するのも手です。普段、使い慣れているチャットツールであれば、難なく導入してもらえる可能性があるからです。

以上の注意点も踏まえたうえで、導入を検討してみてください。

2.自社に合ったビジネスチャットを選定する比較ポイント2つ

2章では「自社に合ったビジネスチャットを選定する比較ポイント」をご紹介します。

2-1. サービス内容

基本でありますが「サービス内容」は、ビジネスチャットを比較するうえで外せないポイントです。

タスクやプロジェクトによってスレッドを分けたいのか、大きめのファイルを送受信することが多いのか、他ツールとの連携の必要有無など、「自社にとって必要な機能は過不足なく盛り込まれているか」については、入念に比較検討することが大切です。

2-2. 料金体系

「料金体系」の違いも、チェックしておきたいポイントです。

例えばChatworkの場合、「作成するグループチャット数の上限」によって無料／有料に分かれています。

無料プランは「グループチャットの上限：7グループ」となっており、それ以上のグループを作成する場合には、有料プランとなり、月額500円~が発生します。

一方slackの場合には、グループチャットの作成数に上限はありませんが、「確認できるメッセージ件数」によって無料／有料に分かれています。

無料プランは「確認できるメッセージの上限：1万件」となっており、過去のメッセージを1万件以上閲覧できるようにしたい場合には有料プランとなり、月額850円~が発生します。

各社の無料／有料プランの考え方は千差万別です。

「無料体験」して比較検討するのがおすすめ

「社内でのやり取りの効率化」に比重を置く場合には、「使いやすさ」重視で選択しても問題ありません。使いやすければ、社員も積極的に利用する可能性が高まるからです。

「ビジネスチャットで欲しい機能」を洗い出し、その機能があるビジネスチャットを選出したうえで、実際に使いやすいかどうか、体験してみるのがおすすめです。

各社、使いやすく設計されており、実際の用途に応じて「使いやすさ」の体感値は変わるためです。

まずは気になるビジネスチャットをみつけ、気になるビジネスチャットを無料体験してみてはいかがでしょうか。

まとめ

いかがでしたか。ここで本記事の内容を整理します。

1）「ビジネスチャット」とは？

2）ビジネスチャットの基本機能

3）ビジネスチャットとメールの違い

4）ビジネスチャットの注意点

5）自社に合ったビジネスチャットを選定する比較ポイント

本記事が、ビジネスチャットについて知りたい方にとって参考になりましたら幸いです。