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PBXとは?初心者にわかりやすく図解!仕組み・種類と選ぶポイント

PBXとは

PBXとは構内電話交換機とも呼ばれ、企業のオフィスやコンタクトセンター(電話やメールに加え、SNS、チャットなど幅広いコミュニケーションチャネルを利用して、顧客と企業を結ぶ部署を指す。以前は電話コミュニケーションのみだったので、コールセンターと呼ばれており、現在でもコールセンターで表現されている所も多い。)などに設置される、外線・内線を接続したり、内線同士の通話を可能にしたりするための装置のことです。

PBXに施設内の内線電話機を多数接続することで、代表電話番号での発着信や特定の内線電話機への転送などができるようになります。

多くの企業が導入しているPBXですが、

「PBXについて調べてみても、専門的な解説が多くて、イマイチわかりづらい」

と感じる方が多いようです。

そこで本記事では、オフィスの電話に欠かせない機器である「PBX」について、初心者にもわかりやすく解説します。

 本記事のポイント

1 PBXを初心者にもわかりやすく解説
2 PBXで何ができるのか理解できる
3 PBXの種類と選び方まで網羅

「PBXとは何なのか知りたい」
「自社に導入したほうが良いのか判断したい」

…という方におすすめの内容となっています。

この解説を最後までお読みいただければ、あなたは「PBXの基礎知識」はもちろん、PBXを導入するならどう選べば良いのかまで理解できるようなります。

結果として、あなたにとって最適なオフィス環境を実現するために役立つはずです。では、さっそく「PBX」の解説を始めましょう。

1. PBXとは

まずはPBXの基礎知識からご紹介します。

1-1. PBXとは“機内電話交換機”のこと

PBXとは何の略なのか?といえば「Private Branch eXchange:プラベイート・ブランチ・エクスチェンジ」です。

日本語では「構内電話交換機」「私設自動交換台」などといわれます。

簡単にいえば、企業のオフィス内に企業が私的に設置して、内線電話機と接続するための電話交換機のことをPBXと呼びます。

1-2. 電話交換機の仕組み

ここで、そもそも「電話交換機とは何?」という点が気になる方も多いでしょう。

ダイヤルすればすぐ相手につながるように見える電話ですが、実は目に見えない電話ネットワークによって成り立っています。そのネットワークを作っているのが「電話交換機」です。

あなたのオフィスや自宅にある固定電話機をイメージしてみてください。電話機につながっている電話線をたどっていくと外に出て、電柱や地下を通り、やがて電話交換機のネットワークへたどり着きます。

電話交換機の仕組み

 

かつては「電話交換手」と呼ばれる人が電話をかけてきた人と話をして手動交換機を操作し、電話回線をつなぎ替える作業をしていました。現在ではすべてデジタルで接続作業が行われています。

これらの電話交換機は公衆のものですが、オフィス内に設置する自社専用(私設)の電話交換機のことを公衆の電話交換機と区別して「PBX」と呼びます。

 

電話交換機の仕組み

1-3. PBXを導入する目的は外線を効率的に活用するため

では、なぜ公衆の電話交換機とは別に、私設のPBXを設置する必要があるのでしょうか。

それは一言でいえば「外線を効率的に活用するため」です。

PBXがない場合、オフィス内に設置する電話にそれぞれ外線を接続する必要があり、非効率的です。

PBXを導入する目的は外線を効率的に活用するため

必要な外線の回線数は増え、オフィス内の電話同士で通話する際にも、通話料金が発生します。

そこで、外線をPBXで収容し、内線として振り分けることで、外線を効率的に利用できるようになるというわけです。

2. PBXによってできること・代表的な機能

次に、PBXを導入すると具体的にどんなことができるようになるのか、PBXの機能を見ていきましょう。

主に以下の機能があります。

1 代表番号着信
2 内線同士の通話
3 発着信制御

    それぞれ見てみましょう。

    2-1. 代表番号着信

    1つめの機能は「代表番号の着信」です。

    代表番号とは、同じ番号で複数の電話機に同時着信・発信できる機能のことで、代表組とも呼ばれます。

    PBXを導入すると、代表番号にかかってきた電話は、あらかじめ設定したルールに従ってオフィス内の内線電話機へ着信させることができます。

    例えば、「代表電話は総務部の内線電話機につなぐ」と設定すると定められた番号に着信された電話は総務部に着信する、といった具合です。

    2-2. 内線同士の通話

    2つめの機能は「内線同士の通話」です。

    もしPBXを導入していなければ、内線電話同士で話すにも通話料がかかってしまいます。PBXがあれば、社員同士が内線電話機で話すときには、通話料は発生しません。

    PBXによって社内に内線電話網をネットワークすることで、組織内の内線通話ができるようになります。

    2-3. 発着信制御

    3つめの機能は「発着信制御」です。

    どの内線電話機にどの電話番号からの外線を着信させるか、あるいは、どの電話番号で発信させるか、PBXよって制御できます。

    例えば、営業部は営業部専用の電話番号で発着信させる、カスタマーケア部にはお客様相談窓口の電話番号を発着信させるといった設定が可能です。

    3. PBXとビジネスフォンの違い

    オフィスへPBXを導入すべきか検討中の方にとって、混同しやすいものとして「ビジネスフォン」があります。

    PBXも含んでビジネス用途の電話全般をビジネスフォンと呼ぶこともありますが、機器を指す場合には、両者は異なるものです。

    ビジネスフォンとPBXの違いを見てみましょう。

    3-1. (従来の)PBXは大企業向け・ビジネスフォンは中小企業向け

    ビジネスフォンも、PBXと同じく内線機能を持ち、複数の電話機から同じ電話番号で発信・着信ができる電話システムです。

    簡単にいえば、「(従来の)PBXは大企業向け・ビジネスフォンは中小企業向け」という違いがあります。

    ビジネスフォンのほうが接続できる電話数などの機能に制限があり、PBXよりも簡易的なためです。

    ▼ PBXとビジネスフォンの違い

    従来のPBX

    ビジネスフォン

    電話機数

    数百台〜数千台

    50台程度

    事務所の拠点数

    1か所以上

    (本社・支社・各店舗など)

    1か所のみ

    導入コスト

    高額

    比較的低額

    PBXは数百台〜数千台の接続に対応していますが、ビジネスフォンが対応できるのは50台程度のシステムが多く存在しています。

    しかし、ここでひとつ注意点があります。

    近年では「クラウドPBX」という中小企業や個人・小規模のオフィスでも利用しやすいPBXが登場しており、必ずしもPBXが大企業向けとはいえなくなっているのです。

    PBXの種類について詳しくは、次章で解説しましょう。

    4. PBXの種類

    PBXは進化を遂げており、現在では「レガシーPBX・IP-PBX・クラウドPBX」の3種類があります。

    ▼ PBXの種類

    レガシーPBX

    IP-PBX

    クラウドPBX

    タイプ

    オンプレミス

    オンプレミス

    クラウド

    初期費用

    ×高い

    ×高い

    〇安い

    機器のメンテナンス

      ×必要

    ×必要

    ○不要

    導入スピード

    ×遅い

    ×遅い

    ○早い

    品質

    〇良い

    〇良い

    △回線、

    PCなどに依存

    それぞれ詳しく見てみてみましょう。

    4-1. レガシーPBX

    まず「レガシーPBX」は、現在利用されているPBXのなかで、最も古いタイプのPBXです。

    物理的な機器をオフィスに設置するので、オンプレミス(自社運用)型とも呼ばれます。

    レガシーPBXの特徴は、電話線によって内線電話機同士を接続していることです。インターネット回線を利用しないため、ネット回線がなくても通話が可能な点が、メリットといえます。

    一方デメリットは、機器自体の購入費用や工事費用など初期コストが高額なこと、機器の老朽化に伴う買い替えやメンテナンス費用が発生することが挙げられます。

    レガシーPBXはこんな企業におすすめ
    • インターネット回線を利用せずに環境を構築したい

    4-2. IP-PBX

    次に「IP-PBX」はレガシーPBXが進化したもので、電話線でなくLANケーブルによって電話機を接続できるようになったことが特徴です。

    設置方法は、レガシーPBXと同様に物理的な機器をオフィスに設置するハードウェアタイプと、機器は設置せずに社内サーバにソフトウェアをインストールして利用するソフトウェアタイプがあります。

    オンプレミス(自社運用)型で使われる事が多いです。

    レガシーPBXのように電話線は利用しませんが、ネットワーク配線などは必要なため、導入期間、コストなどあまり差は出てきませんが、複数拠点で運用する場合にメリットが出てきます。

    さらに、パソコンで管理ができるため運用が容易であることや、LAN接続できるデバイスならパソコンやスマートフォンでも接続できるシステムなども存在しているため、その点も利点として挙げられます。

    IP-PBXはこんな企業におすすめ
    • 複数拠点での運用がしたい
    • 内線電話機を購入せずスマホを活用したい
    • ランニングコストを抑えたい

        4-3. クラウドPBX

        最後に「クラウドPBX」は、最も新しいタイプのPBXです。

        クラウドPBXの大きな特徴は、物理的な機器がないことです。クラウド事業者がインターネット上で提供するPBXサービスを利用するため、オフィスに機器を導入する必要がありません。

        導入が容易で初期コストもかからない点が大きなメリットです。例えば、「一時的に社内にコンタクトセンターを設置したい」といった用途にも対応できるのがクラウドPBXです。

        さらに、クラウドPBXは、内線端末として社内に設置する内線電話機が不要になるため、Internet回線とPCがあればどこでも受電することが可能となり、テレワークでの活用など、いま注目されているPBXです。

        一方、クラウド事業者と契約して利用するため、毎月のサービス利用料がランニングコストとして発生します。

        前述のレガシーPBXおよびIP-PBXは自社運用のためサービス利用料は発生しませんが、クラウドPBXは発生する点がデメリットといえます。

        クラウドPBXはこんな企業におすすめ
        • 小規模オフィスに初期費用をかけずに導入したい
        • テレワーク向けの環境を整えたい
        • 内線電話機を購入せずPCやスマホで電話したい
        • 一時的に社内にコンタクトセンターを設置したい

            クラウドPBXについて詳しくは、以下の記事で解説しています。あわせてご覧ください。

            ▼ あわせて読みたいおすすめ記事

            なお、クラウドPBXを含むクラウド型コンタクトセンターの構築をご希望の場合は、クラウド型コンタクトセンタープラットフォーム『Amazon Connect』の導入がおすすめです。

            詳しくは以下のリンクからご確認ください。

            5. 自社に合うPBXを選ぶポイント

            ごく簡単にいえば、レガシーPBX>IP-PBX>クラウドPBXの順に進化しているため、クラウドPBXが最も多くの課題を解決しているといえます。

            ただし、どのPBXが適しているかは、それぞれの企業の状況によって変わってきます。自社に合うPBXを選ぶ3つのポイントをご紹介しましょう。

            5-1. 業務状況

            1つめのポイントは「業務状況」です。

            内線電話を業務でどのように利用するかによって、最適なPBXを見極める必要があります。

            特に大きな判断基準となるのが「テレワークに対応するのか、しないのか」です。

            テレワークに対応するのであれば、社内の電話機にしか対応できないレガシーPBXではなく、クラウドPBXを選ばれることが一般的です。(IP-PBXでも一部のシステムでは対応可能)

            現在は働き方改革を推進するため、テレワーク導入を進めている企業も多いでしょう。

            オフィスに出勤しない多様な働き方をする従業員が多い業務状況であれば、クラウドPBXを選びましょう。

            5-2. コスト

            2つめのポイントは「コスト」です。コストに対する考え方は、企業によって異なるところです。

            「初期費用や機器の買い替えコストがかかっても良いので、月々のランニングコストはできるだけ抑えたい」というケースであれば、レガシーPBXやIP-PBXが適しています。

            「初期費用を抑えたい」という場合には、最も適しているのはクラウドPBXです。

            「トータルのコストが最も安いPBXを選びたい」というケースでは、一概にどれが安いとは断定できません。

            実際のコストは導入する規模、PBX機器の機種、買い替えやメンテナンス費用、選択するサービスプランなどによって、ケースバイケースです。

            必ず自社の状況に合わせて、複数の専門企業から見積もりを取り、正確なコストを把握してから判断しましょう。

            5-3. 安定性

            3つめのポイントは「安定性」です。

            停電時や災害時などのネットワーク接続が途切れた場合でも安定してつながることを優先するなら、電話回線で接続するレガシーPBXが適しているといえます。

            また、クラウドPBXは新しく登場したサービスで、インターネット回線を活用するケースが多く、音質やサービス提供の安定性においては、インターネット回線の状況により変動する面があります。

            安定性が最優先される用途であれば、クラウドPBXは避けたほうが良いといえるでしょう。

            6.まとめ

            PBXとは“機内電話交換機”のことです。

            オフィス内の内線電話機をネットワークし、内線通話や外線の発着信の制御を行うのが、PBXの役割です。PBXを導入することにより、外線を有効活用してコストを削減することができます。

            PBXと類似したものに「ビジネスフォン」があります。PBXの機能を簡略化したものがビジネスフォンで、接続できる内線電話機の数などに制限があります。

            かつては小規模オフィスにはPBXよりもビジネスフォンが適していましたが、近年では個人事業主や中小企業でも導入しやすい「クラウドPBX」の登場により、状況が変わってきています。

            自社に合うPBXを選ぶポイントとしては、業務状況・コスト・安定性が挙げられます。それぞれの企業の状況に合わせて、最適なPBXを選びましょう。

            現在注目が集まっている「クラウドPBX」については、以下の記事で詳しく解説しています。続けてご覧ください。