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PDCAサイクルとは?課題解決に最もシンプルなフレームワーク

「PDCAって何だろう?」
「PDCAを回すって、具体的に何をすればいいのかな?」

このようにお考えではないですか?

PDCAとは「計画(Plan)、実行(Do)、評価(Check)、改善(Action)」を繰り返し行うことで業務改善を行う手法のことです。

PDCAについての解説

業務上の4つのプロセスを順番に、継続的に行うことで業務の見直しをフレームワーク化します。PDCAを行うことで得られるメリットとしては、主に以下のようなものが挙げられます。

PDCAのメリットについての解説

PDCAは多くの企業が取り入れているフレームワークです。

PDCAを効果的に回すことで業務改善を目指せるため、業務の遂行に課題を感じている場合には導入を検討してみるとよいでしょう。

また、PDCAは業務改善や目的の達成にのみ効果を発揮するわけではありません。PDCAをフレームワークとして取り入れることで、目標やタスクが明確になるため業務に集中できるという利点もあります。

そこでこの記事では、PDCAのメリットやデメリット、PDCAと比較される新たな考え方である「OODA」など、以下の内容について詳しく解説していきます。

この記事を読めば分かること

・PDCAを実行する方法
・PDCAのメリット・デメリット
・PDCAと比較される新たな考えかた「OODA」
・効果的にPDCAを回すためのポイント
・PDCAが滞ってしまった場合の注意点
・PDCAの成功事例

この記事をお読みいただくことで、PDCAを効果的に実行する方法が理解できると思います。ぜひこの記事をお読みいただき、業務の改善に役立てていただければ幸いです。

1.PDCAとは

冒頭でも解説したとおり、PDCAとは「計画(Plan)、実行(Do)、評価(Check)、改善(Action)」を繰り返し行うことで業務改善を行う手法のことです。

PDCAについての解説

もともとPDCAは4つのプロセスをフレームワークとして継続的に回していくことで、業務改善を行うために取り入れられてきました。しかし最近では、業務改善だけでなく以下のような様々な理由で取り入れられています。

・目的達成
・業務効率化
・タスクの明確化 など

PDCAを提唱したのはアメリカの統計学者であるウィリアム・エドワーズ・デミング博士です。デミング博士が1950年代に日本の製造業に向けてPDCAをフレームワークとして提唱したことが始まりです。

もともとは製造業において品質を保つ目的で取り入れられたPDCAという考え方ですが、近年では幅広い業界で用いられるようになっています。具体的に実行する方法は次章から詳しく解説します。

2.PDCAを実行する方法


それではここからは具体的に、PDCAを実行する方法を詳しく解説していきます。

2-1.Plan(計画)

PDCAのPlan(計画)の図

PDCAにおいてまず始めるべきは「Plan(計画)」です。これから業務を行ううえでどのように遂行していくかの計画を立てるプロセスです。

ただし、PDCAにおいては最初からいきなり計画を行うことはありません。その前に「目標」を立てる必要があります。目標を明確化することで現状を確認し、正しく計画を立てることが可能となるためです。そのため目標と計画はセットで考えましょう。

例えば、「商品Aの売り上げをアップしたい」としてPDCAを実行することを考えてみましょう。この場合、いきなり商品Aの売上アップのプランを立てるのではなく、「現時点ではどれくらい売れていて、どれくらい売上アップしたいのか」を考える必要があります。

×

商品Aの売り上げをアップしたい

現在、月間売上が10万円の商品Aの売り上げを30%アップしたい

そうした具体的かつ現実的な目標を立てたうえで、その目標を達成するためにはどんなアクションが必要なのかを計画として立てる必要があるのです。

計画を立てる際には、目標をできるだけ具体的に立てる必要があります。例えば、以下のような内容について明確かつ現実的に設定していきましょう。

Plan(計画)で考えるべきポイント

・誰が
・何を
・どれくらい
・いつまでに
・いくらで
・どうやって

これらを具体的に設定し、誰が見ても実行できるところまで入念に計画することが大切です。

ちなみに、PDCAは何度も繰り返して回すことで徐々に効果を発揮していきます。そのため、1つのサイクルを数ヶ月や1年など長いスパンで行うのではなく、1週間や1カ月など短い期間で回していくことが重要です。

2-2.Do(実行)

PDCAのDo(実行)の図

次に行うのが「Do(実行)」です。ここでは、「Plan(計画)」のプロセスで立てたアクションを実行に移します。

計画段階で具体的なアクションを設定できていれば、それを実行していくだけなので問題が起こりにくくなります。もしこのプロセスで問題が起こるようであれば、その問題についても「Check(評価)」で見直していけばよいでしょう。

実行の際の注意点としては、実行した内容について詳しく記録しておくことです。数値などできるだけ客観的な記録があれば、失敗したときにも成功したときにもその要因を分析しやすくなるためです。

なるべく実行者の主観が入らないように、数値化しておくことをおすすめします。

2-3.Check(評価)

PDCAのCheck(評価)の図

実行を行ったら、次に「Check(評価)」のプロセスに入ります。ここでは、計画したことに対して実行したことでどのような結果が得られたのかを見ていきます。

この時、成功・失敗に関わらず得られた結果の要因を探っていくことが大切です。「成功したから検証しなくていい」とうことではありません。あらゆる結果の要因を検証することで、より効果を高めたり、成功したアクションを再現することが可能となるためです。

「なぜ、そのような結果になったのか」を、「実行」のプロセスで記録した数値やデータを元に検証していく作業が必要なのです。

Check(評価)で検証すべきこと

・設定した目標に対しての達成率
・その結果になった要因の検証(成果が出ても出なくても)
・計画通りにできたかどうか

ここでは、目標に対しての達成率だけを見るのではなく、実際に計画通りに実行できたか、といったことに関しても検証していきます。

例えば「営業を担当者1名あたり毎日50件行う」というアクションプランを立てたにも関わらず毎日30件程度しか実行できなかった場合、そもそも目標自体が現実的だったかどうかを考え直す必要があるためです。

「Check(評価)」のプロセスでは実行がどのように行われたかもしっかりと見ていく必要があります。そうすることで、

・もう一度その結果を再現する
・得られる結果を最大化する
・失敗した要因を明らかにして改善する

といった次のプロセスへの足掛かりにできるのです。

2-4.Action(改善)

PDCAのAction(改善)の図

「Check(評価)」で明らかにした分析や検証結果をもとに、改善策や課題点を検討し、実際に「ACTION(改善)」を行います。

「実行」が上手くかなかった場合の改善点を検証することをイメージしがちですが、上手くった場合でもその効果を再現するためにはどうするか、最大化するためにはどうするかを検証することが必要です。

ちなみに、この時点では必ずしも改善策を断定する必要はありませんPDCAを回していると、「アクションが失敗した理由は○○である」と断定できることは稀です。実際には「○○が要因なのではないか」と仮説を立てることとなります。

PDCAは、仮説と検証を何度も回していくことでより効果的な方法を見出すフレームワークです。一度で結論を出すのではなく継続的に行うことで、徐々に業務を改善していくと考えるといでしょう。

3.PDCAのメリット

それではここからは、PDCAのメリットについて詳しく解説していきます。PDCAを行うメリットとして、具体的には以下の2点が挙げられます。

PDCAのメリットについての解説

それぞれについて詳しく解説していきます。

3-1.継続的に業務改善ができる

PDCAを行う最大のメリットとしては、継続的に業務改善ができるという点が挙げられます。

PDCAを行うことで目標や課題が明確化され、達成に対してやるべきことが明確になるためです。またPDCAのよいところは、目標や課題が明確化されるだけでなく、評価や改善(見直し)もフレームワークとして組み込まれている点です。

PDCAを取り入れずに業務を行う場合でも、目標を立てたりその目標を実行するといったプロセスを踏むことは多くありますが、PDCAはそれに加えて「評価」と「改善」をセットで行い、そのプロセスをフレームワークとして継続的に行うことで、ルーティンとして業務改善をし続けることが可能となるのです。

2-1.Plan(計画)」でも解説したとおり、PDCAは1週間や1カ月など短いスパンで回していくことが原則です。そうして何度もPDCAを繰り返していくことで、目標達成に近づけられる点がPDCAのメリットとえるでしょう。

3-2.タスクに集中できる

PDCAを行うことでタスクに集中できるのもメリットのひとつと言えます。PDCAをフレームワーク化してしまうことで、目標達成に向けて自分が何をするべきか、自分の立ち位置が明確になります。

PDCAを行わない場合には、その都度自分のタスクを確認したり、目標や行動について確認をしていく必要があります。

例えば「商品Aの売上を向上させる」という目標で営業活動を強化する場合PDCAを取り入れないと、以下のような状態になることが考えられます。

これからは営業強化するために、いままでよりも多く営業を行おう

1カ月後…

これまでよりも売上が5%伸びたので、とりあえずこのまま継続してみよう

このようにフレームワークに則っていない状態で運用を行うと、

どのくらいの期間試すのか
・具体的にどんな活動を行うのか
・営業件数をどれくらいに設定して
・いつの時点でどのような結果があった時に、どのような運用方針を定めるか

といった判断をその都度行うこととなり、非効率的です。しかもこうした運用では検証を繰り返し行わないこともあり、効果が出るかどうか正確な評価もできません。

一方、PDCAを取り入れる場合は、以下のようにフレームワーク化することができます。

1回目

2回目

3回目以降も続く…

P

架電件数をひとり50件に増加

トークスクリプトの見直し

D

2週間実行

2週間実行

C

売上の計測
(架電件数を増やしたのに、アポイント件数は変わらなかった)

売上の計測
(アポイント数は増加したが成約数は余り変わらず)

A

改善点の明確化
(トークスクリプトの見直し)

改善点の明確化
(営業内容の見直し)

※PDCAを簡潔化した例です。実際にはより細かな設定や検証が必要です。

PDCAの場合はプロジェクトが現在どのプロセスにいて、自分が何をすべきか常に明確です。

PDCAを行うことで、組織において自分が何をすべきか、都度行うべきタスクが何かといったことが明確になるため、業務に集中できるのがメリットとえるでしょう。

4.PDCAのデメリット

ここからは、PDCAのデメリットについてより詳しく解説していきます。PDCAのデメリットとしては、主に以下の3点が挙げられます。

PDCAのデメリットについての解説

それぞれについて、詳しく解説していきます。

4-1.イノベーションが起こりにくい

PDCAのデメリットとして、イノベーションが起こりにくいフレームワークであることが挙げられます。

ここまででも解説したとおり、PDCAは実行と検証を繰り返していくことで効果を上げていきます。つまり、前例のうえに改善策を見出す作業ということになってしまうのです。

PDCAサイクルではすべてが前例ベースになってしまうため、前例のないアクションや前例のないイノベーションを起こすのには向きません。PDCAは新しいイノベーションを起こすためのものではなく、もともと課題を持っていた業務に対して改善を目指すためのフレームワークなのです。

根本的な変化を期待したり、改革的なイノベーションを起こしたい場合にはPDCAを行うべきではないかもしれません。

4-2.PDCAを回すことが目的化する

業務を行ううえでは目標を達成するために計画、行動、実行、評価をフレームワークとして行い目標を達成することが目的となります。

ですが、PDCAを正しく回すことに注力するあまり、目標を達成することではなくPDCAを正しく回すことが目的になってしまうことがあります。

PDCAはフレームワークの一種なので、目標達成や課題解決の行動において、毎回すべてのプロセスを行うこととなります。そのため、アクションの都度「今回の場合はPlanのプロセスは取り入れなくてもいいのでは?」といった考えにはなりません。

こうしたことから、PDCAを回すこと自体が目的化してしまうというケースもあるため、目標達成が遠くなってしまう場合もあるのがデメリットといえるでしょう。

4-3.実行に時間がかかることがある

PDCAは実行するのに時間がかかることがあります。

ここまで解説してきたとおり、PDCAを行う場合には4つのプロセスをつつがなく実行する必要があります。そのため、スピーディに問題解決を目指したい場合にはデメリットとなってしまう可能性があるのです。

例えば、何かの課題が見出されて解決するために、その都度「計画」のプロセスを踏んで実行し、検証するのでは時間がかかりすぎてしまうケースがあります。時にはもっとフットワーク軽く「まずはやってみる」という方針で実行した方が、意外にも早く問題が解決したり、成果が表れる場合もあります。

スピーディな意思決定を行いたい場合には、PDCAは向かない場合があります。

5.PDCAは古い!?いま注目される「OODAループ」

近年、PDCAと比較される概念として「OODA(ウーダ)ループ」というものが注目されつつあります。この章では、「OODAループ」について解説します。

5-1.OODAループとは

OODAループについての解説

OODAループは、「見る」「分かる」「決める」「動く」の4つのプロセスを踏むことで業務改善を行う、新しいメソッドです。

以下がOODAメソッドの基本フェーズです。

Observe(見る)

改善したい活動や理解したい相手のことを観察するプロセス。
客観的データを収集して行う

Orient(分かる)

集めたデータをもとに状況を理解するプロセス

Decide(決める)

状況判断に基づいて具体的な戦略や行動の意思決定を行うプロセス

Act(動く)

実行するプロセス

OODAループでは、アクションを起こす際の「目標設定」や行動した後の「評価」を行いません。そのため、日々変化しつつある市場や顧客ニーズへのサービス提供が迅速に行えるという特徴があります。

次の章でPDCAとの違いをより詳しく解説していきます。

5-2.OODAループとPDCAの違い

PDCA

OODA

項目の違い

「目標」「評価」の設定を行う

「目標」「評価」の設定を行わない

意味の違い

業務における課題について継続的な改善を目指す

現時点での迅速な意思決定を見出す

前章でも解説したとおり、PDCAと最も大きな違いは「目標」を設定しない点です。また、目標を設定しないので「評価」も行われません。

OODAは常に「現時点での迅速な意思決定を見出す」というスタンスで進められます。PDCAは「業務における課題について継続的な改善を目指す」もので、両者はそもそもの役割が違います。

4-3.実行に時間がかかることがある」でも解説したとおり、PDCAはすべてのプロセスやプロセスの実行に時間がかかりすぎてしまう場合があります。より迅速な意思決定を行いたい場合に有効なのが、OODAなのです。

もちろん、OODAは目標設定も評価も行われないため、現時点での自分の立ち位置などを理解するのには不向きです。そうしたプロセスを踏まずに迅速な行動での成果を狙うフレームワークなのです。

PDCAと比較されるフレームワークとしてOODAが挙げられることが多いですが、優劣があるわけではなく役割が違うということを覚えておく必要があります。

それぞれの特徴や意味合いが異なるため、自分の業務にはどういったフレームワークが適しているかをしっかり把握して取り入れましょう。

6.効果的にPDCAを回すためのポイント

ここからは、効果的にPDCAを回すためのポイントについて詳しく解説していきます。具体的には、以下の4点について理解しておきましょう。

効果的にPDCAを回すためのポイントの解説

それぞれについて詳しく解説します。

6-1.細かいスパンでPDCAを回す

PDCAはなるべく短いスパンで回していくようにしましょう。

PDCAは繰り返して行うことで継続的な改善を期待できるフレームワークです。なるべく短い期間でサクサク回していく必要があります。具体的には、1週間や1カ月といったスパンで取り組んで行きましょう。

例えば、Web広告の運用を行う場合などは市場の変化のスピードが早いため、いくら成果を見ながらPDCAを回すといっても、1回を3カ月で回していくのでは期間が空きすぎてしまいます。

そのため、2週間程度のスパンでPDCAを回していけば、3カ月間のうちに6回も改善や検証を行うことが可能となります。1回を3カ月で回した場合の成果とは歴然とした差になるでしょう。

このように、PDCAは時間をかけずに回数をこなすことで業務改善を狙っていきましょう。

6-2.具体的な数値に基づいて行う

PDCAは具体的な数値に基づいて行う必要があります。

例えば先ほどのWeb広告を運用する場合を例にしてみましょう。この場合はクリック率や表示率、クリックに対しての単価等、様々な数値を見ながら分析して検証していく必要があります。なるべく客観的なデータを多く収集することで、より具体的で精度の高い検証を行うことが可能となるでしょう。

もしもそうした数値を出さずに業務を行ってしまうと、PDCAを実行する担当者の主観や感情が入ってしまう可能性も考えられ、正確な検証を行うことは困難です。

PDCAを行う場合には、できるだけ客観的なデータを用いて行うことで効果を実感できるでしょう。

6-3.習慣化して継続的に行う

PDCAは習慣化して継続的に行うことで効果を上げていくことができます。

PDCAは一度や二度回してすぐに状況が改善するものではありません。PDCAはフレームワークであり、短期的または限定的に行うのであればそれは一般的な業務と変わりません。短いスパンでサクサクと回し続けることで、継続的な効果が見いだせるのです。

状況を常に検証しながら改善していくことが必要なため、「今月はPDCAを強化する」「3カ月だけPDCAを実行する」という方法では、効果を見出すことは難しいでしょう。仮に一時的に効果を見いだせたとしても、それを継続して実施していけるかどうかは疑問が残ります。

PDCAを行う場合には、ぜひ習慣化して継続することをおすすめします。

6-4.無理のない計画にする

PDCAを効果的に行いたいのであれば、まずは無理のない計画を立てる必要があります。

例えばテレアポ営業での成果を増やしたいとした場合現時点で1日50件のテレアポを100件に増やすのは現実的ではありません。もちろん、テレアポの数を倍にすればある程度の成果は見込めることは間違いないでしょう。

しかし、現実的に実行が難しい計画を立ててしまうと、一時的に効果が出たとしてもそれを継続させることは難しいと言わざるを得ません。

テレアポ営業で成果を増やしたい場合にも、

・目標件数を大幅に増やしすぎない
・業務効率化を行ったりフローを見直して1件当たりの時間を短縮させる
人的リソースを増やす

など、無理のない計画が必要となります。

無理のない計画を作ることで、PDCAを回して業務改善を目指していきましょう。

7.PDCAが滞ってしまった場合の注意点

ここでは、PDCAが滞ってしまった場合の注意点について詳しく解説していきます。具体的には以下の2点を解説しますので見ていきましょう。

PDCAが滞ってしまった場合の注意点の解説

7-1.4つのプロセスの見直しを行う

PDCAが滞ってしまった場合、まずは4つのプロセスをそれぞれ見直していきましょう。4つのうちどれかひとつでも上手く機能しなくなってしまうと、PDCAは滞ってしまう可能性があるためです。

ここまででも解説したとおり、PDCAは繰り返し行うことで業務の改善を目指すフレームワークです。逆に言えば、PDCAがルーティン化しすぎてしまうと、問題点を見出すことなく実行してしまっている可能性があるのです。

例えば「計画プロセス」もルーティン化してしまうと目標や問題点を明確化しきれない場合があります。目標を深く掘り下げることなく計画を設定すると、当然ですが実行も上手く機能しません。

具体的には、以下のようなポイントをしっかりと押さえているか見直してみるとよいでしょう。

・高すぎる目標を持っていないか
・数値などの客観的データに基づいて判断しているか
・検証は適切に行われているか
・改善するための施策は適切か
・実行するスパンは適切か(長すぎないか) など

常にPDCAを行うとルーティン化してしまい、そういった効果的な活用ができなくなる可能性があります。改善が見いだせなくなるなどの場合は、まずはすべてのプロセスの見直しを行ってみましょう。

7-2.結論を急がない

PDCAを行う場合には、結論を急がないようにしましょう。

PDCAは何度も繰り返し行い、長期的に見て業務を改善させていくためのフレームワークです。もしもPDCAを取り入れて3カ月や半年など、短い期間の場合はすぐに結論を決めずに継続していく必要があります。

例えば「3カ月以内に営業で売り上げを30%アップ」という目標を立てたとします。週に1回のサイクルでPDCAを回した場合でも、3カ月後に売上を30%アップさせるのは簡単ではありません。

これが達成されない場合に「PDCAは意味がなかった」と結論づけるのは時期尚早です。実際には目標が高すぎるといった要因も考えられるためです。

結論を急がないために、以下のポイントを常に念頭に置いておくようにしましょう。

・1回のスパンで解決しようと思わない
・フレームワークとして、日常的に取り入れる
・PDCAは継続的に行ってこそ意味がある

6-4.無理のない計画にする」でも解説したとおり、可能な範囲で長期的にPDCAを回していく必要があるのです。

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まとめ

以上、この記事ではPDCAのメリットやデメリット、PDCAと比較される新たな考え方である「OODA」など、以下の内容について詳しく解説してきました。

この記事のまとめ

・PDCAを実行する方法
・PDCAのメリット・デメリット
・PDCAと比較される新たな考えかた「OODA」
・効果的にPDCAを回すためのポイント
・PDCAが滞ってしまった場合の注意点

この記事をお読みいただいたことで、PDCAを効果的に実行する方法が理解いただけたかと思います。ぜひこの記事を、業務の改善に役立てていただければ幸いです。

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