PDCAとは？4つのプロセスの詳しい実行法と活用メリットを解説

「効率のいい業務改善の方法を模索していたら『PDCA』が目に留まった。PDCAとはどのようなフレームワークなの？」

「社内の業務効率化でPDCAを回すことになった。PDCAとは聞いたことがあるけど、どのように行えばいいの？」

業務改善や業務効率化、目標管理などで見かけることが多いフレームワーク「PDCA」。
聞いたことがあるものの「実際にどのように実施するのか」「なぜ活用したほうがいいのか」分からない方も多いのではないでしょうか。

PDCAとは「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」を繰り返す、業務効率化や業務改善に役立つフレームワークです。

シンプルなフレームワークなのでチームや企業の業務改善や個人の目標管理など、様々なシーンで活用できます。

PDCAを活用すると継続的な課題改善ができ、いまより成果を出しやすい環境や働きやすい環境などを目指せる点が大きなメリットです。

ただし、PDCAは、それぞれのプロセスの取り組み状況により、成果が左右されます。

何となくPDCAに取り組むのではなく、各プロセスで実施することを明確にして正確に活用できるようになることが大切です。

そこでこの記事では、PDCAの概要や4つのプロセスでの取り組み内容、活用メリットなど、PDCAを活用するうえで知っておきたい基礎知識を解説します。

最後まで読めばPDCAがどのようなフレームワークなのか理解したうえで、業務で活用できるようになります。

業務改善や業務効率化を計画的に進めるためにも、ぜひ参考にしてみてください。

1.PDCAとは

冒頭でも触れたように、PDCAとは「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」を繰り返すフレームワークです。

PDCAを提唱したのはアメリカの統計学者であるウィリアム・エドワーズ・デミング博士です。デミング博士が1950年代に日本の製造業に向けて、品質管理のためのフレームワークとして提唱したことが始まりです。

業務改善や業務効率化、目標管理に必要な4つの要素で構成されており、継続的に取り組むことで課題の改善を目指します。

たとえば、売上が縮小していて1か月後までに売上を3％アップするという計画を立てたとしましょう。

PDCAでは下記のように、計画を実行して評価し、次に改善する課題を見つけていきます。

PDCAでは各フェーズで何をするのか明確になるので、改善策に取り組みやすい点が特徴です。誰がいつまでに何をするのか分かるため、改善に向けた足並みも揃えやすいでしょう。

また、シンプルなフレームワークなので繰り返し取り組みやすく、日々の業務改善、業務効率化などに活用できます。

2.PDCAを実行する4つのプロセス

PDCAの概要が理解できたところで、どのように実施するのか気になるところです。

ここでは、PDCAのプロセスごとにどのようなことを実施するのか詳しく解説していきます。

各プロセスのポイントや実施するべきこともまとめているので、PDCAを実施するときの参考にしてみてください。

2-1.Plan：現状を把握して定量的な目標、達成期限を決める

Plan（計画）は、現在の課題から目標を決めて、具体的な計画を立てるフェーズです。

Planで重要なのは、定量的な目標を立てて誰がいつまでに何をするのかを決めて同意を得ることです。

たとえば、コンタクトセンター（コールセンター）のアンケート調査結果から、顧客満足度が低いという課題が見つかったとしましょう。

このときに「顧客満足度を向上させる」という目標では、具体的に何をすればいいのか分かりにくいです。

クレーム発生率を10％低下させるなど定量的な目標に落とし込み、全員の同意を得るようにしましょう。

目標が決まったら、誰がいつまでに何をするのか計画を立てておきます。

「クレーム発生率を10％低下させる」の場合は、クレームを発生させないために何をするのか下記のように細かく決めておきましょう。

このときに、理想を掲げ過ぎると現場で実践できずに、PDCAが机上の空論になってしまう可能性があります。

あくまでも決められた期限内で実現できる現実的な取り組み内容を決めて、全員が納得できたら次のフェーズに移ります。

2-2.Do：計画で決めたことを実行する

Do（実行）は、計画で決めたことを実行するフェーズです。

冒頭で触れたように、PDCAは主に業務改善を目的としたフレームワークなので「この計画ではどのような成果、課題が生まれるのか」を実際に検証することが重要です。

そのため、実施の内容を自由にアレンジしたり、期限を勝手に伸ばしたりしては、正確な効果測定ができません。

できる限り、決めたことをそのまま現場で実施することを意識してください。

実施していくなかで失敗したことや成果が出たことはその都度メモを取り、次のフェーズで活用できるようにすることが重要です。

たとえば、クレーム発生率を10％低下させる計画を実行する場合は、下記のように各々の立場で成果や失敗を蓄積していけるといいでしょう。

このときに個人の主観や思いではなく、計画を実行して起きた事実のみをメモすることを意識してください。個人の主観や思いが入ると、平等な評価がしにくいからです。

また、計画を実行するときにどうしても期限を守れない場合や計画に沿った実行が難しい場合は、早めに相談をして方向性を定めるようにしましょう。

2-3.Check：実行の内容を評価する

Check（評価）は、実行した内容を評価するフェーズです。
Checkでは、Planで立てた計画の達成度と実行して把握できた課題の2つ軸で評価しましょう。

Planで立てた計画の達成度は、目標数値を軸に達成度を振り返ると把握しやすいです。

たとえば、クレーム発生率を10％低下させる計画を実行した場合は、実行後にクレーム発生率がどの程度変化したのか可視化します。

クレーム発生率が目標値に達成した場合は、実行フェーズの成果があるといえるでしょう。
逆に、クレーム発生率の低下が見られない場合は、計画から見直す必要があります。

このように、Planで立てた計画の達成度を把握したうえで、実行時にメモをした成果、失敗を持ち寄り、どのような課題が残っているのか可視化します。

クレーム発生率を10％低下させる例で下記のようなメモがあった場合は、オペレーターが相談しやすい環境を整えられた一方で、トークスクリプトの変更に対応しきれていない課題があります。

ここで良かった点と課題を明確にして、次のフェーズへと進みます。

2-4.Action：課題の改善策を明確にする

Action（改善）は、課題の改善策を明確にするフェーズです。

Checkで出た課題の中から優先順位の高いものを決めて、どのように改善するのか検討します。

たとえば、クレーム発生率を低下させたい取り組みでは、トークスクリプトを変更すると教育に課題が出ていました。

トークの質は応対品質に直結するので優先度の高い課題と捉えて、解決する方法を模索していきます。

このときに重要なのは、できる限り具体的な改善策を決めることです。

単に「オペレーターの教育に力を入れる」ではなく、オペレーターの教育に力を入れるにはどのような行動が必要なのか下記のように具体化しておきましょう。

また、Checkで出た良かった点は継続できるように、どのような点が良くなったのか理解しておくことも重要です。

ここまでまとめることができたら、もう一度Planから繰り返し取り組みます。PDCAを繰り返すことで、業務の課題を1つずつ改善していきます。

3.PDCAを活用する2つのメリット

それではここからは、PDCAを活用するメリットについて詳しく解説していきます。

それぞれについて詳しく解説していきます。

3-1.継続的に業務改善ができる

PDCAを行う最大のメリットは、継続的に業務改善ができることです。

PDCAを行うことで目標や課題が明確化され、達成に対してやるべきことが明確になります。
PDCAには、評価や改善（見直し）もフレームワークとして組み込まれています。

PDCAを取り入れなくても、目標を立てて実行するプロセスを踏むことは多くありますが、PDCAでは「評価」と「改善」もセットになっています。そのプロセスを継続的に行うことで、ルーティンとして業務改善をし続けることが可能となるのです。

PDCAは1週間や1カ月など短いスパンで回していくことが原則です。何度もPDCAを繰り返していくことで、目標達成に近づけられる点がPDCAのメリットといえるでしょう。

3-2.業務改善のためにやるべきことが明確になる

PDCAでは、業務改善のためにやるべきことが明確になることもメリットだといえます。目標達成に向けて自分が何をするべきか、自分の立ち位置が明確になります。

PDCAを行わない場合には、その都度自分のタスクを確認して、目標や行動について確認する必要があります。

たとえば「商品Aの売上を向上させる」という目標で営業活動を強化する場合、PDCAを取り入れないと、以下のような状態になることが考えられます。

このように、PDCAを意識しない状態で運用を行うと、下記のような判断を都度行う必要があり非効率です。

また、このような運用では検証を繰り返さないので、効果が出るかどうか正確な評価もできません。

一方、PDCAを活用すると、下記のように取り組めます。

※PDCAを簡潔化した例です。実際にはより細かな設定や検証が必要です。

PDCAを行うことで、組織において自分が何をすべきか、都度行うべきタスクが明確になります。

4.PDCAを活用するデメリット

ここからは、PDCAのデメリットについてより詳しく解説していきます。PDCAのデメリットとしては、主に以下の3点が挙げられます。

それぞれについて、詳しく解説していきます。

4-1.イノベーションが起こりにくい

PDCAのデメリットとして、イノベーションが起こりにくいことが挙げられます。
ここまででも解説したとおり、PDCAは実行と検証を繰り返して効果を上げていきます。

PDCAではすべてが前例ベースになってしまうため、前例のないアクションや前例のないイノベーションを起こすのには向きません。PDCAは新しいイノベーションを起こすためのものではなく、もともと課題を持っていた業務に対して改善を目指すためのフレームワークなのです。

根本的な変化を期待したり、改革的なイノベーションを起こしたい場合にはPDCAを行うべきではないかもしれません。

4-2.PDCAを回すことが目的化する可能性がある

PDCAを正しく回すことに注力するあまり、目標を達成することではなく「PDCAを正しく回すこと」が目的になってしまうことがあります。

PDCAでは毎回すべてのプロセスを実施します。そのため、アクションの都度「今回の場合はPlanのプロセスは取り入れなくてもいいのでは？」といった考えにはなりません。

こうしたことから、PDCAを回すこと自体が目的化してしまうと、本来の目標達成が遠くなってしまう可能性があるでしょう。

4-3.実行に時間がかかることがある

PDCAは、実行に時間がかかることがあります。

ここまで解説してきたとおり、PDCAを行う場合には4つのプロセスを実行する必要があります。そのため、スピーディに問題解決を目指したい場合には、デメリットとなってしまう可能性があるのです。

たとえば、課題を見つけて解決するために、その都度計画のプロセスを踏んで実行し、検証するのでは時間がかかりすぎてしまうケースがあります。

ときにはもっとフットワーク軽く、まずはやってみる方針で実行したほうが、意外にも早く問題が解決したり、成果が表れる場合もあります。

スピーディな意思決定を行いたい場合には、PDCAは向かない場合があります。

5.PDCAは古い！？いま注目される「OODAループ」

近年、PDCAと比較される概念として「OODA（ウーダ）ループ」というものが注目されつつあります。この章では、「OODAループ」について解説します。

5-1.OODAループとは

OODAループは、「Observe（見る）」「Orient（分かる）」「Decide（決める）」「Act（動く）」の4つのプロセスを踏み業務改善をするフレームワークです。

以下がOODAメソッドの基本フェーズです。

OODAループでは、アクションを起こす際の「目標設定」や行動した後の「評価」を行いません。そのため、日々変化しつつある市場や顧客ニーズへの対応が迅速に行えるという特徴があります。

次の章でPDCAとの違いをより詳しく解説していきます。

5-2.OODAループとPDCAの違い

前章でも解説したとおり、PDCAと最も大きな違いは目標と評価をしない点です。

OODAは常に、現時点での迅速な意思決定を行うスタンスで進められます。業務における課題の継続的な改善を目指すもので、両者はそもそもの役割が違います。

「4-3.実行に時間がかかることがある」でも解説したとおり、PDCAはすべてのプロセスに時間がかかりすぎてしまう場合があります。より迅速な意思決定を行いたい場合に有効なのが、OODAなのです。

もちろん、OODAは目標設定も評価も行われないため、現時点での自分の立ち位置などを理解するのには不向きです。PDCAと比較されるフレームワークとしてOODAが挙げられることが多いですが、優劣があるわけではなく役割が違うということを覚えておく必要があります。

それぞれの特徴や意味合いが異なるため、自分の業務にはどういったフレームワークが適しているかをしっかり把握して取り入れましょう。

6.効果的にPDCAを回すためのポイント

ここからは、効果的にPDCAを回すためのポイントについて詳しく解説していきます。具体的には、以下の4点について理解しておきましょう。

それぞれについて詳しく解説します。

6-1.短いスパンでPDCAを回す

PDCAは、なるべく短いスパンで回すようにしましょう。

PDCAは繰り返し取り組み、業務改善や業務効率化の成果を高めていくものです。なるべく短い期間でサクサク回したほうが、効率よく目標達成を目指せます。具体的には、1週間や1カ月といったスパンで取り組んで行きましょう。

たとえば、Web広告の運用を行う場合などは市場の変化のスピードが早いため、1回を3カ月で回していくのでは期間が空きすぎてしまいます。

そのため、2週間程度のスパンでPDCAを回していけば、3カ月間のうちに6回も改善や検証が可能となります。1回を3カ月で回した場合の成果とは歴然とした差になるでしょう。

このように、PDCAは時間をかけずに回数をこなすことで業務改善を狙っていきましょう。

6-2.具体的な数値に基づいて行う

PDCAは、具体的な数値に基づいて行う必要があります。

先ほどのWeb広告を運用する場合を例にしてみましょう。この場合はクリック率や表示率、クリックに対しての単価等、様々な数値を見ながら分析して検証していく必要があります。

なるべく客観的なデータを多く収集することで、より具体的で精度の高い検証が可能となるでしょう。

こうした数値を出さずに業務をすると、PDCAを実行する担当者の主観や感情が入ってしまう可能性も考えられ、正確な検証を行うことは困難です。

PDCAを行う場合には、できるだけ客観的なデータを用いて行うことで効果を実感できるでしょう。

6-3.習慣化して継続する

PDCAは習慣化して継続的に取り組むと、効果を上げていくことができます。

PDCAは、一度や二度ですぐに状況が改善するものではありません。短期的または限定的に行うのであれば、それは一般的な業務と変わりません。短いスパンでサクサクと回し続けることで、継続的な効果が見いだせるのです。

状況を常に検証しながら改善していくことが必要なため、「今月はPDCAを強化する」「3カ月だけPDCAを実行する」という方法では、効果を見出すことは難しいでしょう。仮に一時的に効果を見いだせたとしても、それを継続して実施していけるかどうかは疑問が残ります。

PDCAを行う場合には、ぜひ習慣化して継続することをおすすめします。

6-4.無理のない計画にする

PDCAを効果的に行いたいのであれば、まずは無理のない計画を立てる必要があります。

たとえば、テレアポ営業での成果を出したい場合、現時点で1日50件のテレアポを100件に増やすのは現実的ではありません。

現実的に実行が難しい計画を立ててしまうと、一時的に効果が出たとしてもそれを継続させることは難しいでしょう。

テレアポ営業で成果を出したい場合にも、下記のように実現可能な範囲で計画を立てるようにしましょう。

無理のない計画を作ることで、PDCAを回して業務改善を目指していきましょう。

7.PDCAが滞ってしまった場合の注意点

ここでは、PDCAが滞ってしまった場合の注意点について詳しく解説していきます。具体的には以下の2点を解説しますので見ていきましょう。

7-1.4つのプロセスを見直す

PDCAが滞ってしまった場合、まずは4つのプロセスを見直していきましょう。4つのうちどれか1つでも機能しなくなってしまうと、PDCAは滞ってしまう可能性があるためです。

ここまででも解説したとおり、PDCAは繰り返し行うことで業務の改善を目指すフレームワークです。逆に、PDCAがルーティン化しすぎてしまうと、問題点を見出すことなく実行してしまっている可能性があるのです。

たとえば、計画プロセスをルーティン化してしまうと、目標や問題点を明確化しきれない場合があります。目標を深く掘り下げることなく計画を設定すると、当然ですが実行も機能しません。

具体的には、以下のようなポイントをしっかりと押さえているか見直してみるとよいでしょう。

PDCAが形骸化すると、効果的な活用ができなくなる可能性があります。改善が見い出せなくなるなどの場合は、まずはすべてのプロセスの見直しを行ってみましょう。

7-2.結論を急がない

PDCAを行う場合には、結論を急がないようにしましょう。

PDCAは何度も繰り返し行い、長期的に見て業務を改善させていくものです。PDCAを取り入れて3カ月や半年など、短い期間の場合はすぐに結論を決めずに継続していく必要があります。

たとえば「3カ月以内に営業で売上を30％アップ」という目標を立てたとします。週に1回のサイクルでPDCAを回した場合でも、3カ月後に売上を30％アップさせるのは簡単ではありません。

これが達成されない場合に、PDCAは意味がなかったと結論づけるのは時期尚早です。実際には目標が高すぎるなどの要因も考えられるためです。

結論を急がないために、以下のポイントを常に念頭に置いておくようにしましょう。

「6-4.無理のない計画にする」でも解説したとおり、可能な範囲で長期的にPDCAを回していく必要があるのです。

8.PDCAに関するよくある質問

まとめ

この記事では、PDCAの概要や4つのプロセス、活用するメリットなど、PDCAを活用するときに知っておきたい基礎知識を解説しました。

最後に、この記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

PDCAとは「計画（Plan）」「実行（Do）」「評価（Check）」「改善（Action）」を繰り返す業務効率化・業務改善のためのフレームワークのこと

PDCAの4つのプロセスは下記のとおり

PDCAを活用するメリットは下記の2つ

PDCAを活用するデメリットは下記の3つ

OODAループは「Observe（見る）」「Orient（分かる）」「Decide（決める）」「Act（動く）」の4つのプロセスを踏み業務改善をするフレームワークのこと

効果的にPDCAを回すポイントは下記のとおり

PDCAが滞ってしまったときの注意点は下記のとおり

PDCAは、業務改善や効率化に役立つシンプルで使いやすいフレームワークです。
ぜひ、この記事を参考に、業務課題の解決に活用してみてください。