【面談で使えるトーク付き】面談の目的と3つの種類・手順を解説

「面談はなぜ実施する必要があるの？目的を知って意義のある面談にしたい」
「面談の目的は？目的によってどのようなことを意識するべき？」

多くの企業で導入されている面談ですが、目的を明確にしたうえで取り組めているケースは少ないのではないでしょうか？

どの面談においても共通の目的として「エンゲージメントの向上」があります。

さらに、それぞれ「公正な人事評価」「公正なスキル評価」「心理的安全性のある関係構築」を目的とした3つの面談の種類があります。

目的によって達成できることが異なるため、面談を行う前には目的を決めておくことが大切です。

また、面談の目的に応じて実践するときのポイントやトークが変わるため、目的に応じて面談内容が変わることも理解しておく必要があります。

そこでこの記事では、面談の目的や種類、具体的な実践方法をまとめて解説していきます。とくに面談の目的では具体的な実践ポイントとトーク例を紹介しているので必見です。

この記事を最後まで読めば面談の目的を意識しながら、意義のある面談ができるようになります。

企業の成長に欠かせない面談を形式だけで終わらせないためにも、ぜひ参考にしてみてください。

1.面談の目的

面談とは上司と部下が1対1で意見や思い、情報交換をする場のことです。エンゲージメントの向上、評価、関係性の構築などの目的で活用されています。

まずは、面談の目的と目的を達成するための実践ポイントをご紹介します。面談はどのような目的意識を持ち取り組むべきか迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

1-1.【エンゲージメント向上】社員のモチベーションを向上させる

面談の共通の目的として企業と社員のエンゲージメントを向上させる目的があります。

エンゲージメントの向上は社員のモチベーションを向上にもつながります。社員のモチベーションが低いと

などのデメリットがあります。企業が成長し続けるには1人1人の社員がモチベーションを高く持ち、前向きに仕事ができる状態が維持できることが理想です。

しかし、社員が自発的にモチベーションを維持することは難しく企業側がモチベーションを維持できる施策をしていないと、勤務1年目、2年目、3年目と勤続年数を重ねるごとにモチベーションが低下する傾向があります。

そこで、面談を実施して部下の評価するべき点は適切に評価し「ここがよかった」「成果が出ている」など直接伝えることでモチベーションアップにつなげます。

また、部下が失敗してしまった場合やなかなか成績が上がらない場合も「大丈夫だよ、頑張ろう」「誰にでも失敗はあるよ」などの声掛けをすることで、モチベーションを向上させます。

互いにコミュニケーションを取ることで信頼関係が生まれ、エンゲージメントの向上に繋がっていきます。

実践のポイント

部下が成功したときにモチベーション向上につなげたい場合は、できるだけ具体的に承認することがポイントです。

「最近頑張っているね」と抽象的に認めても、誰にでも言えることだなと捉えられてしまう可能性があります。

どのような行動や発言がよかったのか具体的に承認することで、しっかりと評価してもらえていると安心感や納得感を与えられます。

また、部下が失敗や挫折をしてしまった場合にモチベーションを向上させたい場合は、ペップトークを意識してみましょう。

ペップトークとは、スポーツの監督やコーチが選手を励ますために行う短い激励スピーチのことです。

ペップトークはやる気やモチベーションを向上させるトークとして活用されており、下記の4つの要素で成り立っています。

まずは、失敗や挫折した事実を受け入れます。その後にその中でもできている部分を褒め、具体的な改善点を提案しましょう。最後に激励の言葉を添えることで「もう一度やってみよう」というモチベーション向上につなげます。

このように、モチベーションの向上は部下の状態に応じて、面談のトークを変えてみましょう。

1-2.【人事評価】社員の能力や課題を適切に判断する

中目的の1つ目は、社員の能力や課題を適切に判断するためです。

業務中の姿や数値だけでは、納得感のある人事評価がしにくい側面があります。

たとえば、アポイントの獲得数は平均的な数値であっても、実は部下の育成やトークスクリプトの作成などの業務にも力を注いでくれている可能性があります。このような業務は数値化されない部分なので、本人や周囲からのヒアリングを基に納得感のある評価をすることが大切です。

また、人事評価では、目標達成度や業務に対する意欲、業務の上達度なども含める傾向があります。

面談を通じて業務への姿勢や目標達成度合いの自己評価を確認することで、適切な人事評価が実現できます。

実践のポイント

公正な人事評価のために面談を行う場合は、あらかじめ面談を通じて評価する項目を決めておくことが重要です。たとえば、

など、いくつか項目を決めて評価対象者に同じ趣旨の質問ができるようにしておきます。

また、人事評価のための面談では人柄や姿勢をできる限り理解して評価したいので「はい」や「いいえ」で解答できる質問は避けましょう。

たとえば、下記のように具体的な成果に対する取り組み方や普段の業務姿勢の分かる質問をするといいでしょう。

また、人事評価への納得感を出すために、面談時に評価の理由やポイントとなった部分を解説することもあります。

たとえば「今回の人事評価は、〇〇と〇〇を評価してこのような結果になりました。具体的には～～～」など、人事評価の理由を話して、不公平のない評価をしていることを伝えます。

偏った人事評価をしていると思われるとモチベーションの低下や離職を招くため、面談を利用して納得できる説明をすることも一つの方法です。

1-3.【スキル評価】現状や目標を確認し改善策を考えてもらう

中目的の2つ目は、現状や目標を確認してスキルを適切に評価し達成に向けた行動の認識合わせをすることです。

社員全員が目標や課題の自己管理ができればいいのですが、実際には難しく自分ではなかなかできないのが現状です。

とくに若手社員は目標設定に苦手意識を持っているケースもあり、放置しておくと目標管理ができている人とできていない人に差が生まれてしまいます。その結果、企業やチームの足並みが揃わず、思ったような成果が生み出せなくなってしまうのです。

そこで、面談を通じて現状や目標に対する達成度を確認し、何をしなければならないのかフィードバックします。

たとえば、アポイント数が少ない現状があったときに

などを明確にして、何を目指して取り組むべきなのか進むべき方向性を考えてもらいます。

このように、面談を程度として定期的に行いフィードバックと役割認識を確認、管理することで、責任を持ち業務に取り組む基盤を整えます。

実践のポイント

フィードバックのために面談をするときは、事実を確認したうえでどのような改善をしていくのか部下に決めてもらうことが大切です。

上司から「来週までに○○を達成してください」と目標を提示すると、主体性のない命令となり部下のやる気を低下させてしまいます。

目標設定や課題解決のヒントのみを与えて、部下が自分で意思決定できるようにしましょう。

また、目標は設定して終わりではなく。結果を確認できるように定期的に面談を行うことが大切です。

たとえば、1ヶ月に1回など頻度を決めて、連続性を持たせマネジメントを継続するようにしましょう。

1-4.【関係性の構築】互いの理解を深めてコミュニケーションを活性化する

中目的の3つ目は、互いの理解を深めるためです。そもそも面談とは上司と部下が対等な立場で意見を交換し、互いの理解を深めるために実施するものです。

日常業務が忙しいと、部下の意見や行動をなかなか確認できないこともあるでしょう。

そこで、面談をすることで「どのような不安や疑問があるのか」「目標達成に向けてどのように取り組んでいるのか」などを明確化できます。

また、部下の中には

など、上司と話したいことを内に秘めている場合があります。

わだかまりがある状態で業務をしていると、離職やモチベーションの低下につながりかねません。

面談をして考え方や不満、不安などの思いを共有することで解決策が提案でき、業務のしやすい環境を維持できます。

実践のポイント

面談で互いの理解を深めるには、部下が話やすい環境を作ることが大切です。

先ほども述べたように、面談は上司と部下が対等な立場であることが前提としてあります。威圧的な態度を取らないのはもちろんのこと、部下の話に耳を傾ける姿勢を忘れないようにしましょう。

また、部下の気になる行動や心配している行動があった場合は、率直に質問をして思いを聞き出すのも一つの方法です。

たとえば下記のトーク例のように、心配していることや相談に乗りたいと思っていることを伝えながら、部下が思いや考えを話しやすい状況を作るといいでしょう。

不満や悩みが相談できるようになると部下の心理的安全性（自由に発言や指摘がしやすく罰せられることがない安心できる状態）が確保しやすくなり、働きやすい環境を構築できます。

2.面談の必要性

ここまで面談の目的に触れてきましたが、実際に面談を活用するべきか悩んでいる担当者もいるかと思います。

面談は社員の現状を理解し企業が同じ方向を向いて成長するために必要な取り組みなので、実施するべきです。

ここでは、なぜ面談が必要なのか2つの理由をご紹介します。

2-1.社員の現状を適正に理解するため

面談は、上司と部下が1対1で意見交換や情報共有ができる機会です。社員数が多い場合や1人1人の業務が決まっている場合は、上司と部下が話す機会は意図的に創出しないと生まれません。

上司と部下が話をする機会がないと部下の現状が理解できないのはもちろんのこと「ストレスが溜まっている」「不満がある」「転職や休職を考えている」など部下の変化にも気付けないことが多いです。

そのまま放置すると部下の意見や思いを考えず業務や人事評価を進めることになり、モチベーションの低下や離職につながることも考えられるでしょう。

部下の現状を理解して働きやすい環境や前向きに仕事に取り組める環境を作るためにも、面談は欠かすことができない役割を担っています。

2-2.企業が同じ方向を向いて成長するため

人材は企業の貴重な資産ではあるものの、成長を促さないと自社の戦略や考え方に合う人材は育ちません。とは言え、忙しい日常業務の中では社員の考えや行動1つ1つに目を向けている時間がなく、なかなか成長を促す機会がないものです。

そこで、面談を活用して具体的なアドバイスやサポートを行います。

社員1人1人の成長を促すことができれば、組織としても成長でき、その結果企業の目標達成や売上拡大につながります。

また、面談は上司と部下で認識を合わせたり企業の足並みを揃えたりするためにも必要です。いくら部下が成長しても、企業の考え方や理念から逸脱する行為が目立っては企業としての成長を妨げます。

企業としてはどのような目標がありどのような人材を必要としているのか認識を合わせながら成長するためにも、面談は必要不可欠だと言えるでしょう。

3.【実践】面談の目的設定方法

面談の目的や必要性が理解できたところで、面談に実際に取り組む方法を確認してみましょう。

面談は「一般的な面談」「フィードバック面談」「1on1ミーティング」を定期的に実施して進めていきます。

具体的にはどのように実施するのか確認するべき項目やトーク例を踏まえて解説するので、参考にしてみてください。

3-1.一般的な面談

一般的な面談には、部下が設定した目標を確認し決定するための目標管理面談や更新／昇格／異動の面談などが含まれます。人事評価の目標設定や個人の成長を促すマネジメント、動機付けなどを目的として行います。

例えば、目標管理面談では目標達成に必要な下記のような項目を明確にします。

目標はあくまでも部下本人が設定し、目標設定の理由や取り組み方に耳を傾けることが大切です。上司が目標を決めてしまうと「やりたくないのにやらされている」という意識が強くなるからです。

部下が決めた目標はよほど無理のある目標でない限りは容認し、どうしたら目標達成ができるのか前向きな話し合いができる面談にすることがポイントです。目標達成のための取り組みは行動単位まで落とし込み、部下がすぐに実践できるようにします。

環境や立場が変わるときや、新しいプロジェクトへ参加してもらうときなどは部下にその目的や期待していることを伝え、役割を明確にしたり、動機付けをしたりする目的のために行う面談もあります

行動が明確になったら最後に励ましの言葉をかけて、モチベーションを高めるといいでしょう。

3-2.フィードバック面談

フィードバック面談とは、上司から部下に評価を伝え今後の課題を明確にする面談です。スキル評価など何らかの評価結果を伝え、モチベーションの向上や部下自ら改善策を考えてもらうなどのマネジメントをする目的で実施します。

フィードバック面談では、評価と評価の理由をしっかりと伝え納得感を持ってもらうことが大切です。結果と課題を述べるだけのフィードバックでは、部下のモチベーション向上につながりません。

以下のように評価の理由や良かった点を踏まえて話すことで、評価結果が腑に落ちるようになります。

評価内容が腑に落ちたら、今後取り組むべきことについても話し合えるといいでしょう。このときも「3-1.一般的な面談」と同様に、部下が主体的に取り組むべきことを決定できるようにサポートします。

3-3.1on1ミーティング

ここまで解説してきた2つの面談は人事評価を軸として設定するため、面談の期間が空くことがあります。部下の心情や業務への姿勢は日々変わっていくので、もう少し高頻度でサポートしたい場合は1on1ミーティングも併せて実施します。

1on1ミーティングは、部下の進捗状況や課題の確認だけでなく信頼関係の構築を目的として行うことが多いです。定期的に上司と部下が1対1で話せる時間を持つことで、ざっくばらんに幅広い相談がしやすくなります。

1on1ミーティングのポイントは、上司が一方的に話すのではなく部下の意見や思いに耳を傾けることを意識することです。

現状把握や課題など確認しなければならない項目はありますが、それ以外は自由にテーマを設定できる余地を残しておくと悩みや不満も相談しやすくなります。

1on1ミーティングの具体的な進め方は下記の記事でも解説しているので、参考にしてみてください。

4.【トーク例付き】目的を達成するための面談の7つのステップ

ここからは、実際に面談をするときのステップをご紹介します。

面談の目的により進め方は異なりますが、今回は人事評価やマネジメント、人材育成などを目的とするときの一例としてまとめています。

トーク例付きで実践しやすくなっているので、ぜひ参考にしてみてください。

4-1.①アイスブレイク：緊張をほぐす

面談は、アイスブレイクからスタートすることが基本です。

アイスブレイクとは、面談の本題に入る前に部下の緊張をほぐして話しやすい雰囲気を作ることです。誰でも緊張している状況では、本音や伝えたいことが言えません。部下が本当に話したいことを言える空気を作ることが大切です。

たとえば

など、面談の本題とは異なる話しやすいテーマで会話をして緊張をほぐします。テーマが見つからない場合は、日頃の頑張りや業務でのいい行動を承認するトークをするといいでしょう。

日頃の行動や頑張りをねぎらうことで「しっかりと見てくれている」と感じ、信頼関係を築きやすくなります。

4-2.②目的確認：面談の目的とゴールの明確化

部下の緊張が解けたところで、面談の目的とゴールを明確にします。

面談の目的とゴールが定まっていないと面談の筋道が立てにくくなり、最終的に何も決まらない時間になるリスクがあります。

有意義な面談にするためにも、具体的な話に入る前に目的とゴールを確認しておくようにしましょう。

このときに注意したいのは上司が一方的に目標とゴールを提示するのではなく、部下の同意を得て進めることです。

どちらか一方が認識している状況では、共通認識とは言えません。必ず両者が面談の目的とゴールを理解し納得したうえで、次のステップへと進みましょう。

4-3.③現状確認：現状を認識する

続いて、現状を正しく認識します。部下の状況を理解している上司が多いかと思いますが、敢えて部下の口から現状を話してもらい認識を確認しましょう。

たとえば、目標を設定したものの目標達成に向けて前に進んでいないとしましょう。

このときに上司が「設定した目標に向けて前向き取り組めていないようですね」と一方的に話すことはよくありません。現状を理解してもらうためにも、下記のような質問をして確認します。

このときに部下の話を遮ることなく、最後までしっかりと耳を傾けることが大切です。例え目標達成に向けて進んでいなかったとしても現状を把握することが目的なので、まずは一度現状を受入れるようにしましょう。

4-4.④課題特定：現状の課題を見つける

現状が正しく把握できたところで、目標と現状のギャップを確認します。「目標と現状のギャップの原因は何ですか？」など抽象的な質問をしても、なかなか課題まで到達できません。

何か原因がありギャップが生まれているものの、原因を言語化できていないケースが多々あります。その状況で曖昧な質問をしても「分かりません」「自信がなくなりました」など、ネガティブな方向に進んでしまう可能性があります。

そこで、答えを急がず少しずつ課題を掴めるような質問を選ぶことが大切です。

たとえば「目標達成が100だとしたら現状はいくつくらいですか？」と質問すると、現状と目標にギャップがあることが認識できます。

その後に「何があれば100に到達できますか？」「何が障害になっていますか？」など、課題を見つける質問をすることで何をしなければならないのか部下が主体的に模索できます。

4-5.⑤改善案立案：具体的な改善行動を検討する

現状と目標にギャップがあり課題が見つかった場合は、どのように改善するべきか考えます。

たとえば「まだ有効なトークが覚えられていない」という課題が見つかったとします。この課題に対して「トークを覚える」という改善策で終わるのはよくありません。

トークを覚える方法は暗記やロールプレイ、日々の業務での活用などさまざまな方法があります。どのような行動をしてトークを覚えるのかまで明確にしなければ、なかなか行動に移すことができません。

そのため、ここでは「トークを覚えます」で終わるのではなく、下記のように具体的な行動につながる質問をすることが大切です。

このときに無理な行動を並べるのではなく、部下が実際に行動できることを整理するようにしましょう。先ほどの例で言うと「トークを覚えるために1日で暗記します」という目標は、実現が難しいものです。

日々の業務の中で実現できる行動に落とし込むことを意識してみてください。

4-6.⑥目標設定：課題を解消するプロセスを明確にする 

課題を解消するために行うべき行動が明確になったら、行動計画を立てます。具体的にはいつまでにどのように行うのか期日や方法などを決めていきます。

たとえば、トークを覚えるためにロールプレイをすると決めた場合は、どのくらいの頻度で実施しいつまでにトークを覚えるのか明確にしましょう。

ここでのポイントは、行動計画は必ず部下本人に決めてもらうことです。自分で決断することで意思表示となり、行動しなければならない気持ちにつながります。

4-7.⑦振り返り：面談の振り返りをする

今後の具体的な行動や計画が決まったら、最後に面談の振り返りをします。面談の内容を振り返らないで終わると、印象に残らず形式化された面談になる可能性があります。

意義のある面談にするためにも、どのようなコミットメントをしたのか、ゴールは達成できたのか確認しましょう。

最後に「課題解消に向けて頑張りましょう」などモチベーションの向上につながる言葉をかけると、前向きに取り組みやすくなります。

面談の流れはあくまでも一例で、目的により必要な内容が異なります。目的に応じて取り組みやすい方法で、面談を実施するようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか？

面談の目的が理解でき、目的に応じて面談が実践できるようになったかと思います。

最後に、この記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

◎面談の目的

◎面談の必要性は次の2つ

◎面談の主な種類は次の3つ

◎目的を達成するための面談のステップは次の7つ

目的を明確にして面談に取り組むことで部下の育成やモチベーションの向上、チームや企業の足並みを揃えることにつながります。

この記事を参考にしながら、面談を実施できるようになることを願っています。